Những tập tin lưu trữ cũng như cách sử dụng máy điện toán sẽ tiết lộ nhiều thông tin về bạn, và chỉ cần vài cú nhấp
chuột, người khác cũng có thể biết được.
Việc giữ an toàn thông tin cá nhân giờ đây trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Từ mật khẩu (password) bảo vệ tập
tin vào thư mục với cách đặt tên với tác dụng gây nhầm lẫn cho mã hóa, có nhiều phương pháp để những thông tin
cá nhân có phần nhạy cảm được ở trong vòng bí mật tránh những cặp mắt tò mò.
Những điều nên giữ bí mật trên máy điện toán cá nhân hoặc máy ở văn phòng.
1.Biên lai thuế, thông tin thẻ tín dụng và các hóa đơn điện tử
Nếu nhận được hóa đơn điện tử và tải chúng về máy, tốt nhất là nên cất giữ cẩn thận và đặt password cho folder giữ
các tài liệu này. Đây là nơi chứa các thông tin và số tài khoản cá nhân mà bạn không muốn bất cứ ai biết.
2.Ứng dụng công việc
Một số công ty có thể truy cập trực tiếp vào máy nhân viên hoặc lịch sử duyệt web (history) của bạn, vì vậy, nên chú
ý bảo mật thông tin trên máy của mình.
Tốt nhất, không nên viết hoặc lưu trữ lý lịch, thư xin việc và các hình thức lưu trữ ứng dụng khác. Ngay cả khi làm
việc trên máy cá nhân, quản trị hệ thống tại văn phòng có thể truy cập các tập tin của bạn từ xa và xem lịch sử trình
duyệt của bạn khi đã kết nối với mạng Wi-Fi.
3.Thông tin cá nhân
Mọi người đều cần giữ bản sao của thông tin cá nhân nhưng không tốt chút nào nếu chúng lọt vào tay kẻ xấu.
Các loại giấy tờ tùy thân nên để ẩn trên máy:
Giấy khai sinh
Sổ thông hành
Thẻ bảo hiểm y tế, xã hội
Bằng lái xe
Căn cước
Giấy tờ y tế
Hồ sơ trường học, bằng cấp, chứng chỉ
4.Lịch sử duyệt web, website được ưa thích
Có thể nói được khá nhiều điều về một người chỉ qua lịch sử duyệt web hoặc các website ưa thích của họ. Nếu
không muốn người khác vô tình biết được điều này, nên suy nghĩ về việc xóa lịch sử trình duyệt của mình. Ngoài ra,
cũng nên ẩn các website hay dùng được “add to favorites”. Hầu hết các trình duyệt sẽ cung cấp tùy chọn để ẩn các
thanh favorites bar nên chỉ cần chú ý mỗi khi “add to favorites” là được.
5.File ghi lại mật khẩu
Một số người có nhiều tên đăng nhập và mật khẩu khác nhau đã lưu lại những thứ này trong một file riêng để khỏi
quên. Nhưng làm như vậy, bạn đang đặt mình vào một nguy cơ khác. Nên ẩn hoặc mã hóa tài liệu để không ai có
thể tìm thấy thông tin quan trọng này.
6.Nhật ký cá nhân
Nhật ký là thói quen của nhiều người và ngày nay nhiều người viết nhật ký trên máy điện toán. Nhưng không nên giữ
nhật ký của bạn trong một tài liệu Microsoft Word hay Notepad mà không có mã khóa bảo vệ. Có một số ứng dụng
an toàn để viết và lưu trữ thông tin cá nhân, như Penzu, Penmia và Day One.
7.Tài liệu công việc bí mật
Khi có trách nhiệm giữ các báo cáo hoặc tài liệu mang tính chất thông tin độc quyền và bí mật của sở làm, cần tránh
rò rỉ thông tin trong trường hợp một hacker truy cập vào máy của bạn bằng những tập tin được ẩn và bảo mật.
Hãy cẩn thận nếu bạn có nhiều thiết bị kết nối với máy điện toán của mình. Ví dụ, bạn có ứng dụng iMessage thiết
lập trên máy điện toán. Nếu đang nhắn tin cho ai đó thông qua iMessage trên điện thoại, người khác có thể xem các
cuộc chat đó khi bật máy bạn lên. Họ cũng có thể truy cập vào các cuộc hội thoại trước đây của bạn.
Vì vậy, khi không sử dụng máy điện toán hãy vô hiệu hóa iMessage trên thiết bị đó. Có thể vào iMessage >
Preferences > Accounts, chọn Accounts iMessage của bạn và bỏ dấu chọn “Enable this account” dưới Apple ID
của bạn.
BOX
Đặt password cho file Word & Excel
Cách đặt mật khẩu cho file Word hoặc Excel tương tự.
Bước 1: Mở Microsoft Word hoặc Microsoft Excel. Chọn file Word hoặc file Excel cần đặt mật khẩu.
Bước 2: Click biểu tượng Office ở góc trên bên trái giao diện –>Save As (hoặc sử dụng phím tắt F12)
Bước 3: Một hộp thoại Save As hiển thị, chọn Tools –> General Options
Bước 4: Hộp thoại General Options mở ra, với các thiết lập
– Password to open: Đặt mật khẩu để mở file Word hoặc Excel (mật khẩu này chỉ dùng khi mở những tài liệu này).
– Password to modify: Đặt mật khẩu chỉnh sửa file Word hoặc Excel (chỉ xem tài liệu nhưng không thể chỉnh sửa).
Tùy vào mục đích sử dụng để thiết lập mật khẩu, nhưng tốt nhất nên thiết lập mật khẩu cho cả 2 chức năng này.
Sau khi đã thiết lập mật khẩu xong, click OK để lưu lại.
Cuối cùng, click Save để lưu lại file Word hoặc Excel.
Trên đây là hướng dẫn dựa trên bản Window 2007, đối với các bản khác của MS Word hoặc MS Excel thực hiện
tương tự.
