Hãy suy nghĩ về người chủ tệ nhất mà bạn từng có. Có lẽ bạn có thể đọc ra nhanh một danh sách liệt kê những lỗi lầm của người ấy, nếu bạn đã có một buổi chiều rảnh rỗi. Nhưng nếu bạn phải mô tả người chủ tồi tệ ấy chỉ bằng một vài từ ngữ mà thôi, có lẽ nó sẽ đại khái như thế này: Ông / Bà ấy không chịu lắng nghe.
Hầu như mọi người, kể cả người chủ cũ của bạn, đều tự nhận mình là một người giỏi lắng nghe. Thế nhưng có bao nhiêu người thực sự làm việc với những người giỏi lắng nghe? Và có bao nhiêu người có thể thành thật nói rằng họ đã kết hôn với một người biết lắng nghe? Đối với tất cả việc lắng nghe đang diễn ra, được cho là có phẩm chất cao, thì dường như chúng ta đang sống trong một thế giới đầy dẫy những chuyện hiểu lầm và những tín hiệu pha trộn.
Lắng nghe tích cực' có nghĩa là gì?
Trong thực tế, rất ít người thực sự biết cách lắng nghe, theo tiến sĩ Elliott Jaffa nói. Ông là một nhà tâm lý học ứng xử ở Maryland, và là chuyên gia về truyền thông hữu hiệu. Ông thường xuyên hướng dẫn những cuộc hội thảo lắng nghe tích cực, dành cho các cơ sở kinh doanh và các nhóm khác. Như những từ ngữ này hàm ngụ, việc tích cực lắng nghe không phải chỉ là ngồi xuống và để cho màng nhĩ của bạn thu thập những chấn động âm thanh, mà là hơn thế nữa. Khi được thực hiện đúng cách, việc ấy thực sự là công việc khó khăn. Jaffa nói: “Nó gần giống như học một ngôn ngữ khác.” Tuy nhiên, như nhiều người giỏi lắng nghe thực sự đã khám phá ra, những phần thưởng đều là bõ công.
Theo Jaffa nói, lắng nghe một cách hữu hiệu là việc đặc biệt quan trọng trong thế giới kinh doanh. Khi bạn bè trôi dạt vào trong và ra khỏi một cuộc trò chuyện, không ai bị tổn thương cả. Ngay cả những người chồng và những người vợ đều có thể cố gắng vượt qua những sự hiểu lầm thỉnh thoảng xảy ra. Nhưng khi những người chủ (hoặc các nhân viên của họ) để cho mọi chuyện lọt vào bên tai này rồi ra bên tai kia, thì toàn thể cơ sở kinh doanh đều bị thiệt hại. Những sai lầm được làm, các khách hàng bước rậ ngoài, và các nhân viên trở nên vô cùng thất vọng.
Những mẹo để trở thành người lắng nghe khá hơn
Theo Jaffa cho biết, việc lắng nghe tích cực đòi hỏi ít nhất 100 hành vi ứng xử khác nhau được học. Tuy nhiên, bản chất có thể được đúc kết thành mấy bước căn bản. Tóm lại, sau đây là những gì phải làm, để trở thành một người lắng nghe một cách tích cực và hữu hiệu:
Ngừng nói chuyện
Im lặng là chìa khóa cho việc lắng nghe. Nếu ai đó đang cố gắng để nói một điều gì đó quan trọng, cho dù là một lời khen ngợi, một câu than phiền, hoặc một đề nghị, bạn đừng cắt ngang. Ngay cả những tiếng “ờ hớ” và những lời đàm thoại lộn xộn khác đều có thể gây ra cản trở. Nhưng bạn phải sử dụng sự im lặng của mình một cách khôn ngoan. Jaffa nói rằng nhiều người im lặng lắng nghe chẳng qua là để là chờ đợi đến lượt mình nói. Ông nói: “Chờ đợi là đối lập với lắng nghe.”
Đưa ra đúng tín hiệu
Có lẽ bạn là một người thi hành nhiều nhiệm vụ, tức là loại người có thể tiếp tục một cuộc trò chuyện trong khi vẫn viết một tờ ghi chú. Ngay cả khi như vậy, nếu một người nào đó đi vào trong văn phòng của bạn, bạn cần phải đặt bút chì của mình xuống, mắt nhìn vào mắt người ấy, và tỏ lòng tôn trọng bằng cách dành cho người ấy sự chú ý đầy đủ của bạn. Hãy yêu cầu người ấy ngồi xuống. Hãy dùng những nét mặt và ngôn ngữ thân thể, để cho thấy rằng bạn cảm thấy thoải mái nhưng đang chú ý. Khách của bạn sẽ cảm thấy sẵn sàng nói chuyện, và bạn sẽ sẵn sàng lắng nghe.
Hãy đặt những câu hỏi đúng
Hãy xem xét người hầu bàn đến bàn của khách và hỏi “Mọi người khỏe cả chứ?” Hầu như lúc nào người khách hàng cũng nói: “Khỏe cả”. Nhưng nếu người hầu bàn hỏi: “Tôi có thể lấy gì cho ông / bà?”, hoặc thậm chí tốt hơn, “Ông / Bà có muốn rót đầy lại vào ly thức uống hay không?” thì phản ứng thường là rất khác. Hãy giữ cho những các câu hỏi của bạn có tính cách cụ thể và đúng mục tiêu, thì bạn sẽ nhận được những câu trả lời đáng lắng nghe.
Dùng từ ngữ khác mà diễn tả
Đây là một trong những năng khiếu phân cách những người rất giỏi lắng nghe với những bức tường gạch. Nó cũng là một trong những năng khiếu khó học nhất. Sau khi một người nào đó đã nói chuyện với bạn trong năm phút, thì điều tự nhiên là chỉ nói “vâng” hoặc “Xin cám ơn vì đã cho tôi biết”, hoặc thay đổi chủ đề hoàn toàn. Nhưng nếu bạn có một chút nghi ngờ về những gì người ấy vừa nói, thì bạn cần phải dùng những từ ngữ khác để mói lại những điểm chính yếu của họ. Lối tiếp cận cổ điển là nói một điều gì đó giống như, “Vì vậy, điều mà bạn đang nói là bạn đang làm việc thêm giờ quá nhiều giờ”. Hãy giữ cho giọng điệu của bạn được ôn tồn bình thản. Bạn vẫn đang trong giai đoạn lắng nghe. Việc phản ứng có thể đến sau.
Khi bạn trở thành một người biết lắng nghe một cách thành thạo hơn, thế nào bạn cũng sẽ có ý thức hơn về những năng khiếu lắng nghe kém cỏi xung quanh bạn. Vì vậy, bạn sẽ làm gì khi các bạn đồng nghiệp, hoặc tệ hơn, các người chủ, dường như có thính giác của họ bị tắt đi? Trong hầu hết các trường hợp, cách thức tốt nhất để đột phá là đặt ra những câu hỏi, Steven P. Cohen nói như vậy. Ông là chủ tịch của công ty Negotiation Skills Co., và là tác giả của cuốn sách Negotiations Skills for Managers (Năng khiếu thương lượng danh cho phán cho nhà quản lý) (McGraw Hill, 2002). Hãy hỏi thử một câu gì đó giống như “Có một cách thức rõ ràng hơn để nói những gì tôi vừa nói hay không?” hoặc “Bạn luôn luôn phải đối đầu với những người này, bạn có thể giải thích điều đó cho họ như thế nào?” Những người khác hoặc là sẽ chứng minh rằng ông ấy thực sự đang chú ý, hoặc là ông ta sẽ phải yêu cầu bạn lặp lại. Dù bằng cách nào đi nữa, bạn truyền đạt được tin nhắn của mình, và những người khác có thể học được một bài học.
Như Cohen giải thích chuyện ấy, những câu hỏi ấy là một phiên bản lịch sự của câu “Tôi vừa mới nói gì nhỉ?” Câu hỏi này thực sự là một lời tuyên chiến. Ông nói, “Bạn có thể trắc nghiệm xem một người nào đó đang lắng nghe mà không gây ra một cuộc chiến.”
Lúc đầu, việc lắng nghe tích cực có thể có vẻ như là quá nhiều công việc. Thậm chí nó có thể cảm thấy cứng nhắc hoặc giả tạo. Nói cho cùng, cuộc trò chuyện bình thường của chúng ta thường có xu hướng mang một hình thức khác xa. Nhưng với việc tập luyện, bạn sẽ sớm tìm thấy rằng việc lắng diễn ra một cách tự nhiên. Và một khi bạn bắt đầu lắng nghe, bạn sẽ ngạc nhiên vì những gì người ta phải nói.
Theo báo Viễn Đông
